در میان تمام اقلام چاپی که در فضای تجاری مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد، فاکتور احتمالاً مهم‌ترین سندی است که برای یک کسب و کار چاپ می‌شود. در هر کسب و کاری، بزرگ یا کوچک به طور مرتب محصولات و یا خدماتی به مشتریان عرضه می‌شود، معاملات مالی زیادی انجام می‌شود و نیاز به مستندسازی جریان مالی وجود دارد. از اینجاست که نقش بسیار مهم فاکتور مشخص می‌شود، چرا که فاکتور به عنوان یک ابزار مالی بهترین گزینه برای سر و سامان دادن به دادوستدهای یک شرکت است. با توجه به این موارد یاد شده، به کار بردن فاکتور در زمینه‌های مختلف تجاری به یک ضرورت تبدیل شده است. البته این را هم باید بیان کرد که  استفاده از فاکتور از زمان‌های گذشته مرسوم بوده است و تا به امروز هم در قالب‌های گوناگونی مورد استفاده قرار گرفته است. امروزه اما فاکتور شکلی استاندارد به خود گرفته است و تقریباً در یک قالب ثابت طراحی و چاپ می‌شود. در همین راستا و به دلیل اهمیت طراحی و چاپ فاکتور، مقالۀ حاضر به فاکتور، ضرورت استفاده از آن در کسب و کار و مسائل مربوط به طراحی و چاپ آن اختصاص یافته است.

فاکتور چیست و از چه اجزایی تشکیل شده است؟

 فاکتور سندی رسمی و تجاری است که محصولات یا خدمات ارائه شده توسط فروشنده، قیمت توافق شده از سوی طرفین، همچنین شرایط پرداخت و سایر اطلاعات مربوط به خرید را لیست می‌کند. فاکتور از سوی فروشنده برای خریدار صادر می‌شود و در بسیاری از موارد به عنوان رسید خریدار نیز عمل می‌کند. در یک عملیات خرید و فروش، فاکتور نقش دوگانه‌ای را به عهده دارد و به عنوان فاکتور فروش برای فروشنده و یا فاکتور خرید برای خریدار عمل می‌کند. همۀ کسب و کارهایی که محصولات و خدماتی برای عرضه کردن دارند لازم است که حتماً فاکتور فروش از نوع چاپی استاندارد داشته باشند.

برای به رسمیت شناختن یک برگه فاکتور که غالباً به شکل چاپی است، باید اطلاعات مشخصی در آن وارد شود و به امضای طرفین معامله برسد؛ هر کدام از این اطلاعات در طراحی و چاپ فاکتور جای مخصوص به خود را دارند. یک فاکتور استاندارد از اجزای زیر تشکیل شده است:

• تاریخ: در قسمت بالای فاکتور قسمتی برای درج تاریخ به طور دقیق مشخص شده است.
• شماره سریال: در بخش بالا و سمت چپ برگه فاکتور جایی برای شماره سریال در نظر گرفته شده که غالباً با رنگ قرمز چاپ می‌شود.
• مشخصات فروشنده و خریدار: در این بخش از فاکتور باید اطلاعات کامل و دقیق شخص حقیقی یا حقوقی، فروشنده و خریدار ثبت شود. این اطلاعات معمولاً شامل نام، کد اقتصادی، شمارۀ ثبت، آدرس، تلفن و … می‌باشد.
• اطلاعات کالا: در چاپ فاکتور این قسمت در چندین ستون کنار هم مشخص شده است. کد کالا، شرح کالا، تعداد، قیمت واحد، مبلغ کل از جمله اطلاعات جزئی اقلام مورد معامله است که در فاکتور باید به طور دقیق درج شود.
• امضای فروشنده و خریدار: در زمان در طراحی و چاپ فاکتور، در پایین برگه جایی برای مهر و امضای فروشنده و خریدار تعیین شده است که در شرایط کلی معامله وجود هر دو امضا کاملاً ضروری است.

ضرورت چاپ فاکتور و استفاده از آن چیست؟

سفارش طراحی و چاپ فاکتور از سوی شرکت‌های مختلف و استفاده از آن در جریان فروش کالا یا خدمات گوناگون دلایل متعددی دارد که از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ثبت فروش: مهم‌ترین هدف برای چاپ فاکتور، حفظ ثبت حساب‌های فروش است. این روش راهی برای پیگیری تاریخ فروش، میزان پولی که پرداخت شده و هر بدهی معوقه‌ای را فراهم می‌کند. فاکتورها ابزاری بسیار ارزشمند برای حسابداری هستند.
   
• مقاصد مالیاتی: ثبت و حفظ تمام فاکتورهای فروش برای بررسی‌های مالیاتی ضروری است؛ به همین منظور است که پیشنهاد می‌شود تا صاحبان کسب و کارهای کوچک و بزرگ خلاصه‌ای از تمام تراکنش‌های تجاری که فاکتورها بخش مهمی از آن‌ها هستند را نگهداری کنند.
   
• حقوقی: فاکتورهای فروش به حفاظت از صاحبان تجارت‌های کوچک در برابر جعل سند یا هر سوءاستفادۀ دیگری کمک می‌کنند. یک فاکتور نشان می‌دهد که یک محصول یا خدمات خاص در یک‌زمان خاص ارائه شده ‌است. همچنین یک فاکتور با امضای فروشنده و خریدار ارزش حقوقی دارد، چرا که یک توافقنامه بین آن‌ها را نشان می‌دهد. بدون یک فاکتور، هیچ مدرکی دال بر خرید و فروش وجود ندارد.
   
• بازاریابی: شرکتی که تمام فاکتورهای فروش را پیگیری می‌کند، می‌تواند از اطلاعات آن‌ها برای هدف قرار دادن پایگاه مشتریان خود استفاده کند. این امر در زمان توسعۀ استراتژی‌های بازاریابی کسب ‌وکار ارزشمند است.

توجه به چه مواردی در طراحی و چاپ فاکتور ضروری است:

چنانچه طراحی و چاپ فاکتور با کیفیت بالا و به صورت حرفه‌ای انجام شود، می‌تواند در افزایش شأن کاری یک کسب و کار مؤثر باشد. در طراحی و چاپ فاکتور باید نکات ظریفی را مدنظر قرار داد تا به نتیجه‌ای مطلوب دست یافت.

• رنگ فاکتور: اهمیت رنگ فاکتور نه فقط به لحاظ جذابیت بصری بلکه از نظر سهولت در ثبت و نگهداری آن نیز تا حدودی اهمیت دارد. چاپ فاکتور غالباً به صورت دو برگی یا سه برگی و در رنگ‌های سفید، زرد، سبز، صورتی و آبی انجام می‌شود. برگۀ سفید رنگ متعلق به خریدار و برگه‌های دوم و سوم در کیفیت پایین‌تر، نازک‌تر و در رنگ‌های دیگر برای فروشنده و به منظور ثبت سند چاپ می‌شوند.
   
• اندازۀ فاکتور: چاپ فاکتور در اندازه‌های مختلف A4، A5 و A6 صورت می‌پذیرد، که این مورد بنا به درخواست و نیاز مشتری تعیین می‌شود.
   
• شماره فاکتور: از موارد بسیار مهم در چاپ فاکتور توجه به شماره فاکتور است. شماره سریال فاکتور طبق استاندارد تعیین‌شده باید با رنگ قرمز و به صورت اختصاصی برای هر برگه چاپ شود. از آنجایی که این شماره‌ها نباید به شکل پرینت شده باشند، بنابراین چاپ آن‌ها توسط دستگاهی خاص و معمولاً به شکل برجسته انجام می‌شود.
   
• صحافی فاکتور: عمل صحافی فاکتور به نوع چاپ شمارۀ فاکتور اعم از برجسته یا معمولی و ترتیب دادن آن‌ها اختصاص دارد.
   
• سفارشی‌سازی فاکتور: طراحی و چاپ فاکتور به صورت کاملاً اختصاصی نیز انجام می‌شود. در این حالت امکان چاپ فاکتور به صورت سربرگ‌دار و درج لوگوی شرکت، فروشگاه و …، آدرس و شماره تلفن وجود دارد. همچنین ممکن است بنا به خواست مشتری فاکتور به صورت کاربن لس یعنی بدون نیاز به استفاده از کاربن چاپ شود.
   
• نوع کاغذ: برای چاپ فاکتور از کاغذ تحریر، الوان ایرانی و خارجی استفاده می‌شود.
   
• روش چاپ فاکتور: فاکتور به روش چاپ دیجیتال و چاپ افست انجام می‌شود. فاکتورهای رسمی اغلب با استفاده از ریسوگراف چاپ می‌شوند.
   
• روش‌های تکمیلی: پرفراژ (نوعی خط برش به منظور سهولت عملیات برش و جدا کردن برگه‌ها)، شماره سریال و سرچسب جز خدمات اضافه‌‌ای محسوب می‌شوند که در کنار چاپ فاکتور و براساس درخواست مشتری ارائه انجام می‌شوند.

یک فاکتور فقط یک رسید فروش نیست، بلکه یک سند قانونی است که از یک کسب ‌وکار در برابر خطا و ریسک محافظت می‌کند. طراحی و چاپ فاکتور به شکل استاندارد و مطلوب آن نیازمند تخصص و تجربۀ لازم است که در چاپخانه طلوع می توانید از آن بهره ببرید و با خیالی آسوده سفارش خود را ثبت کنید.

نوشته شده توسط : الهام رحیمی نسب