ست اداری که غالباً در شرکت‌ها، سازمان‌ها و دیگر مراکز برای اهداف چندگانه‌ای از جمله انجام امور اداری، تجاری، مکاتبات و ارتباطات مورد استفاده قرار می‌گیرد، نشان‌دهندۀ بخشی از هویت آن شرکت و یا سازمان است. زمانی که یک مجموعه از ست اداری استفاده می‌کند، در واقع تصویری از خود را به جامعۀ هدف می‌شناساند و اغلب تأثیر قابل توجهی در نحوۀ نگرش آن‌ها نسبت به آن مجموعه دارد. تمامی آیتم‌های موجود در یک ست اداری در کنار هم علاوه بر اینکه باعث ماندگاری برند یک شرکت، سازمان و یا مجموعه در بین مخاطبانشان می‌شوند، همچنین می‌توانند به عنوان یک وسیلۀ تبلیغاتی هم شمرده شوند. صرف‌نظر از اینکه از یک سربرگ و پاکت نامه برای ارسال یک نامۀ اداری و یا اینکه از کارت ویزیت برای تبلیغات استفاده می‌شود، یک ست اداری شکیل، جذاب و حاوی لوگو و اطلاعات و مشخصات تماس می‌تواند نشانگر حرفه‌ای بودن و اعتبار یک مجموعه باشد. چاپ ست اداری به صورت کاملاً حرفه‌ای و متناسب با زمینۀ کاری بسیار مهم است و بر تأثیرگذاری آن می‌ا‌فزاید. در طراحی و چاپ ست اداری باید موارد زیادی رعایت شود تا در نهایت محصول تولیدی بتواند پیام یک شرکت، سازمان و یا هر مجموعه‌ای که آن را استفاده کند را به خوبی به مشتریان و مخاطبان آن‌ها منتقل کند. این مقاله به موضوع اهمیت چاپ ست اداری پرداخته است.

چاپ ست اداری باید در مراکز چاپ حرفه‌ای انجام شود

ست اداری یا به اصطلاح اوراق اداری به مجموعه آیتم‌هایی گفته می‌شود که در فرمی هماهنگ از نظر طرح و رنگ به منظور انجام امور تجاری و اداری و پرسنلی در شرکت‌ها، سازمان‌ها، مراکز و نهادها مورد استفاده قرار می‌گیرد و نشان‌دهندۀ شأن کاری آن‌ها می‌باشد. از مدت‌ها پیش تا به حال چاپ ست اداری به عنوان یکی از فعالیت‌های عمدۀ مراکز چاپ به حساب می‌آید. طراحی و چاپ ست اداری امری کاملاً تخصصی است، که نیازمند آگاهی‌های لازم در زمینۀ چاپ و تبلیغات است.

ست اداری به دلایل مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد

شرکت‌ها و کسب وکارهای مختلف توجه بسیار زیادی به بخش تبلیغات و بازاریابی خود دارند. ست اداری یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین وسایل چاپی که هم جنبۀ تبلیغاتی دارد، هم برای یکپارچگی اوراق اداری به کار می‌رود و هم اینکه می‌تواند شکل جدید و مؤثرتری به ارتباطات و مکاتبات اداری و تجاری بدهد. مجموعه‌های مختلف با هر نوع فعالیتی، می‌توانند از ست اداری به نفع تثبیت برند خود در ذهن مخاطبانشان و اعتبار بخشیدن به کار خود با استفاده ست اداری استفاده کنند. چاپ ست اداری همچنین می‌تواند در ایجاد نظم و ترتیب در کارها تا حدود زیادی مؤثر باشد.

چاپ ست اداری در دو نوع مختلف امکان‌پذیر است

• چاپ ست اداری به شکل عمومی: در این نوع معمولاً ست اداری با توجه به طرح‌ها و ابعاد استاندارد و همچنین براساس اشتراکات سازمان‌ها و شرکت‌ها، به طور یکدست و در فرم مشترکی از تعداد آیتم، طرح، رنگ و نوع کاغذ چاپ می‌شود.
• چاپ ست اداری به شکل اختصاصی: در این شکل، یک ست اداری از هر نظر به صورت کاملاً سفارشی و اختصاصی برای یک شرکت یا سازمان طراحی و چاپ می‌شود.

در یک ست اداری آیتم‌های مختلفی می‌تواند وجود داشته باشد

 آیتم‌های موجود در یک ست اداری بنا به درخواست و نیاز یک مجموعه متغیر هستند. بر همین اساس مراکز چاپ سعی می‌کنند که ست اداری را در بسته‌ها و سری‌های مختلفی به مشتریان عرضه کنند. اما به طور کلی آیتم‌های مختلفی که می‌توانند در یک ست اداری گنجانده شوند عبارتند از:

• کارت ویزیت
• سربرگ A4
• سربرگ A5
• پاکت A4
• پاکت A5
• پاکت ملخی
• فولدر
• برچسب سی دی
• برگه یادداشت
• کارت پرسنلی

علاوه بر موارد یاد شده، در یک ست اداری براساس نیاز و خواست مشتریان ممکن است آیتم‌های دیگری همچون تقویم، سررسید، فلش، سی دی، ماگ، دفترچه، خودکار و … وجود داشته باشد.

طراحی و چاپ ست اداری باید به صورت تخصصی انجام شود

کار طراحی و چاپ ست اداری نیاز به رعایت موارد متعددی دارد که زیر به برخی از آن‌ها اشاره شده است:

• استفاده از رنگ‌ها و طرح‌های متناسب با زمینه کاری و نوع سازمان، شرکت، مرکز و یا مجموعه موردنظر
• طراحی هر یک از آیتم‌های ست اداری با توجه به نوع آن و رعایت اصول تعریف شده در مورد هر یک از آیتم‌ها
• طراحی لوگو به عنوان بخش بسیار مهمی از یک ست اداری می‌تواند هم‌زمان با طراحی آیتم‌های ست اداری انجام شود، در این صورت باید توجه شود که لوگویی جذاب و کاملاً همخوان با نام و فعالیت سازمان، شرکت و … باشد.
• فونت و اندازۀ نوشتار باید در تناسب با ابعاد آیتم و براساس اندازه‌های استاندارد باشد.
• نوع کاغذ به کار رفته برای ست اداری در کیفیت و جذابیت آن نقش بسزایی دارد.
• بهتر است در طراحی ست اداری از طرح‌های شلوغ استفاده نشود.
• تا حد ممکن فقط اطلاعات ضروری همچون اطلاعات تماس یا نوع فعالیت کاری و شعار سازمانی بر روی کارها درج شود.

رعایت همۀ موارد بیان شده در بالا با هم می‌تواند باعث موفقیت در طراحی و چاپ ست اداری شود.

ست اداری به دو روش متفاوت چاپ می‌شود

• چاپ ست اداری به روش افست: آیتم‌های موجود در ست اداری می‌توانند به روش افست چاپ شوند. با این روش می‌توان ست اداری را با بالاترین کیفیت و در تیراژ بالا چاپ کرد و البته هزینۀ آن کاملاً به‌صرفه است. البته باید توجه داشت که با توجه به حجم و روش چاپ، آماده شدن کارها زمان بیشتری می‌برد.
• چاپ ست اداری به روش دیجیتال: ست اداری را می‌توان به روش دیجیتال هم چاپ کرد که در آن صورت کارها به شکل فوری آماده می‌شوند. این روش برای کارهای با تیراژ کم کاربرد دارد.

ست اداری نقش زیادی در کارهای روزمرۀ سازمان‌ها، شرکت‌ها و مراکز تجاری مختلف دارد و با توجه به آنچه گفته شد اثرات مثبت زیادی در مجموعه‌های مختلف بخصوص در بخش تبلیغات و بازاریابی آن‌ها دارد. عوامل زیادی در طراحی و چاپ ست اداری دخالت دارند، که چنانچه به آن‌ها توجه شود محصول نهایی می‌توان با کیفیت، جذاب و کارایی لازم را داشته باشد. طراحی و چاپ ست اداری درچاپخانه طلوع توسط طراحان و متخصصان این امر و به کمک نرم‌افزارها و دستگاه‌های پیشرفته انجام می شود که نیاز شما مشتریان عزیز را فراهم می کند. 

نوشته شده توسط : الهام رحیمی